Un sistema CMS permette di gestire l'aggiornamento ed il flusso delle informazioni attraverso soluzioni software che rendono semplici ed affidabili i processi di gestione dei contenuti, e cioè l’inserimento, la correzione, la selezione di titoli, testi e immagini da integrare nel layout grafico del sito.

I siti e portali di una certa dimensione richiedono necessariamente l’utilizzo di sistemi CMS per garantire l’aggiornamento controllato delle pagine da parte di operatori normalmente appartenenti a gruppi di lavoro diversi e distribuiti in sedi fisiche diverse. Un Content Management System permette ad un utente abilitato di inserire o aggiornare i contenuti di un settore o di un’area del sito, attraverso la gestione di un sistema guidato e personalizzato di controlli ed approvazioni (workflow) da parte di figure diverse:

• l'amministratore, che sceglie gli autori e gli editori, assegnando loro le aree su cui lavorare,
•  l'autore, che inserisce i contenuti nelle aree di propria competenza,
• l'editore, che approva, modifica, rifiuta e pubblica le pagine approvate.

Le principali caratteristiche di un sistema di gestione dei contenuti comprendono: